Project Management

สำหรับ Freelance แล้ว ปัญหาที่มักจะพบเมื่อรับงานจากลูกค้ามาทำคือ
ผลงานที่ได้ไม่ตรงตามความต้องการ งบประมาณบานปลาย และงานเสร็จไม่ตรงตามเวลาที่กำหนด
ซึ่งนับว่าเป็นปัญหาที่จะส่งผลต่องานปัจจุบันและงานที่กำลังจะรับมาทำในอนาคตสำหรับ Freelance ทุกราย

แล้วจะทำอย่างไรดีล่ะ ?

ทางเลือกหนึ่งสำหรับการลดหรือการแก้ปัญหาเหล่านี้ก็คือ
การใช้ศาสตร์และศิลป์ที่ว่าด้วย “การบริหารโครงการ (Project Management)”
ฟังดูอาจจะรู้สึกว่ามันยุ่งยาก แต่หากนำมาประยุกต์ใช้ได้อย่างเหมาะสมตั้งแต่ต้น
รับรองได้เลยว่าปัญหาที่ได้กล่าวมาข้างต้นต้องลดลงไปแน่นอน

การทำงานของ Freelance นั้นมักจะเริ่มต้นที่การพูดคุยและติดต่อ กับผู้ว่าจ้าง/ลูกค้า ถึงสิ่งที่ต้องการก่อน
และนี่คือ จุดเริ่มต้นของปัญหาที่จะตามมาหากเราไม่มีการวางแผนโครงการที่ดี

โดยสิ่งสำคัญที่จำเป็นต้องทำทุกครั้งคือ “ทำความเข้าใจ(ตรงกัน)” กับผู้ว่าจ้าง/ลูกค้า ถึงสิ่งที่กำลังจะทำร่วมกัน
ซึ่งในส่วนนี้เองมีพื้นฐาน 3 อย่าง ที่ควรนำมาประกอบการพูดคุย คือ
1. ขอบเขตของงาน (Scope) 2. ระยะเวลาในการทำงาน (Time) 3. ต้นทุน/งบประมาณ ที่ต้องใช้ (Cost)
เพราะจากประสบการณ์ที่ผ่านมาจะพบได้ว่า บางครั้งสิ่งที่ต้องการมันไม่สอดคล้องกัน เช่น

- ผู้ว่าจ้าง/ลูกค้า กำหนดขอบเขตของงานมากเกินกว่าที่ เวลา หรือ งบประมาณ ที่มีจะสามารถทำได้
จึงส่งผลให้การดำเนินงานตลอดโครงการอาจไม่สมบูรณ์ เช่น ต้องลดคุณภาพ หรือ ตัดค่าใช้จ่าย บางส่วนออกไป
(บางครั้งหากทำไม่ทัน ก็จะเกิดค่าใช้จ่ายในการทำงานไปเรื่อยๆ จนกว่างานจะเสร็จ)
ซึ่งจะส่งผลให้งานที่ทำออกมามีปัญหาและอาจต้องเสียเวลาและงบประมาณเพิ่มขึ้นในการนำไปปรับปรุงแก้ไขอีกครั้ง

- ผู้ว่าจ้าง/ลูกค้า กำหนดระยะเวลาในการทำงานที่ไม่เหมาะสม อาจด้วยความต้องการใช้งานที่เร่งด่วน
จนส่งผลให้การดำเนินงานตลอดโครงการเต็มไปด้วย “ความเร่งรีบ” และ “กดดัน”
ที่ต้องทำให้เสร็จภายในเวลาที่จำกัดเกินไป ผลที่ตามมาคือการทำงานในแต่ละขั้นตอนอาจเกิดความผิดพลาด
ส่งผลต่อโครงการโดยรวม จนในที่สุดผลงานที่ได้ก็ไม่ตรงตามที่คิดไว้

- ผู้ว่าจ้าง/ลูกค้า มีงบประมาณไม่พอหรือประเมินค่าใช้จ่ายผิดพลาด
จะส่งผลให้การดำเนินงานตลอดโครงการของทีมงานอาจต้อง “เข้าเนื้อ” ก็ได้
สุดท้ายเมื่อค่าใช้จ่าย “ติดลบ” โครงการก็อาจล่ม และส่งผลเสียต่อทั้ง 2 ฝ่าย
(ผู้ว่าจ้าง/ลูกค้า ไม่ได้ผลงานตามต้องการ, ผู้รับจ้างขาดทุน ทำงานไม่เสร็จ) ปัญหาอาจลุกลามจนเกิดเรื่องฟ้องร้องกันได้

ทั้งนี้ freelance หรือ ผู้รับงาน จึงจำเป็นต้องประเมินภาพรวมของโครงการให้รอบคอบ มองหาความเสี่ยงที่อาจจะเกิด
และเตรียมแผนสำรองกรณีฉุกเฉิน หากเงื่อนไขใดๆ ของผู้ว่าจ้าง/ลูกค้า มีส่วนที่ขาดหรือเกิน
ควรจะรีบทำการเสนอทางเลือกอื่นๆ หรือหาแนวทางแก้ไขไว้ให้เรียบร้อย
รวมถึงต้องพยายามทำความเข้าใจให้ตรงกันตามเหตุและผลก่อนที่จะเริ่มทำโครงการ

บางท่านอาจคิดว่า “ลูกค้าคือพระเจ้า” หรือ “ถ้าไม่รับงานก็จะไม่มีงานทำ” หรือ “รับๆ ไว้ก่อนมาแก้ทีหลัง”
และเหตุผลอื่นๆ อีกมากมาย แต่หากลองพิจารณาดีๆ แล้วจะพบว่า
หากเรารับทำงานแล้วไม่สามารถทำได้หรือทำออกมาไม่ดี จะส่งผลเสียมากกว่า
เช่น เกิดการฟ้องร้อง, งานที่ทำไม่มีคุณภาพ, ขาดทุน อันจะส่งผลต่อฐานลูกค้าเดิมและการหาลูกค้าใหม่ในอนาคต

ด้วยเหตุนี้การ “ทำความเข้าใจ(ตรงกัน)” ก่อนที่จะตกลงร่วมงานกันนั้นจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นมาก
โดยใช้ “การบริหารโครงการ (Project Management)” เป็นเครื่องมือในการพิจารณา
และตัดสินใจในการที่จะเริ่มทำงานใดๆ ร่วมกัน
เพื่อให้สามารถดำเนินงานตลอดโครงการตั้งแต่ต้นจนจบได้อย่างราบรื่นที่สุด


Comments

comments

Powered by Facebook Comments